Cette rubrique vous donne des conseils pour préparer, choisir et réussir votre formation.

Les particularités des formations CAO/IAO...

  • Des formations pas comme les autres

    Préambule : Le terme CAO est ici à prendre au sens large pour les logiciels d'informatique technique couverts par ce portail. Toutefois, certains sont particuliers et peuvent être assimilés à des logiciels plus classiques : si un système de Gestion de Données Techniques est installé pour gérer l'ensemble de vos données ou de vos projets, ou si vous avez fait l'acquisition d'un logiciel de calcul de métrés interfacé avec votre logiciel de CAO architecture, il est vraisemblable que la formation à ces outils (en tous cas si vous en êtes utilisateur) sera assez simple. Peut-être pourrez vous même vous contenter d'un didacticiel ou d'une formation par un collègue.

    Jugeriez vous votre garagiste à sa façon de manipuler une clé de 12 ?

    Les logiciels de CAO sont des boites à outils très garnies et la connaissance de chacun de ces outils ne suffit pas à faire d’un utilisateur un excellent opérateur.

    La formation CAO n'est donc pas une formation comme une autre car elle impose :

    • de communiquer une méthodologie d'utilisation qui peut être propre à certaines familles de logiciels : ex : 3D paramétrique,
    • de communiquer une méthodologie d'utilisation propre au logiciel et à ses fonctionnalités,
    • d'expliquer à quoi servent les principales commandes et dans quels cas les utiliser, voire les éviter,
    • de faire le lien, le cas échéant, entre les besoins particuliers d'un métier et les fonctionnalités qui lui sont propres ou que le futur utilisateur pourra mettre à profit,
    • de mettre en pratique les concepts exposés par des exercices représentatifs de cas concrets

    Vous avez remarqué que nous n'avons pas insisté sur : comment utiliser une commande. Si l'interface des logiciels s'est considérablement améliorée, c'est justement sur le déroulement pratique d'une fonction. Les bons centres de formation exploitent cette évolution pour insister davantage sur le « pourquoi » d'une commande que sur le « comment ». Les aides en ligne, le manuel de formation, vous permettront toujours de retrouver la procédure à dérouler. Un logiciel dont la prise en main est rapide ne dispense donc pas de passer par la case formation !

    Mais la principale caractéristique de ces logiciels est qu'ils touchent au coeur du métier de l'entreprise (le produit, le projet, le process, ...) et peuvent être, entre les mains de personnes bien formées, une source inépuisable de productivité de qualité et d'innovation.

  • Les différents acteurs du marché

    Voici les grandes catégories de centres de formation que vous pouvez rencontrer et être amenés à solliciter :

    Les éditeurs

    Cela peut paraître évident mais ce n'est pas toujours le cas ! En fait tout dépend s'il dispose ou non d'un réseau de distributeurs et si ce dernier couvre l'ensemble des clients. Par exemple, certains éditeurs gardent le suivi (et donc la formation) des grands comptes stratégiques. Certains éditeurs (par exemple Bentley Systems) ne s'appuient pas sur des distributeurs et disposent donc d'un centre de formation ; ils pourront néanmoins s'appuyer aussi sur des partenaires de services.

    Les distributeurs

    La plupart des logiciels sont distribués et supportés par des VAR (Value Added Resellers). Ils sont a priori vos interlocuteurs naturels pour vos besoins de formation. Néanmoins, acheter un logiciel à un distributeur ne vous impose pas contractuellement de lui confier vos formations. Suivant sa taille, son implantation géographique, sa spécialisation, ou même la qualité de son suivi, vous serez peut-être amenés à lui faire des infidélités, par exemple pour un stage spécifique qu'il ne peut dispenser. Un autre exemple fréquent est sa capacité à organiser des stages réguliers en centre. Elle est généralement liée à sa taille et à son nombre de clients. Si un distributeur assure toujours la première vague de formation lors de l'acquisition du logiciel, il n'est pas forcément en mesure d'accueillir un nouveau stagiaire, un an plus tard, dans un stage interentreprises.
    Les centres de formation des distributeurs sont généralement certifiés par l'éditeur et utilisent le plus souvent les supports de ce dernier (quand celui-ci en édite dans la langue de leur pays).

    Les centres de formation indépendants

    Le plus souvent, ces sociétés sont des SSII qui proposent des services sur un ou plusieurs logiciels (méthodologie, support, formation, ...). Elles ne sont pas très nombreuses et doivent généralement leur longévité à la qualité de leurs services. Les centres de formation indépendants peuvent être spécialisés (ex : calculs, simulation) ou généralistes et proposer des stages sur un ou plusieurs logiciels. Ils peuvent être également être partenaires de certains éditeurs et leurs formations peuvent donc parfois être certifiées par ces derniers.

    Les formateurs indépendants

    À ne pas confondre avec la catégorie précédente. Le formateur indépendant travaille généralement pour son compte (micro-entreprise, EURL, ...). Il a en général une spécialisation métier (ex : architecte) et une connaissance d'un logiciel. Sa clientèle est souvent locale et son succès, qui se fait par le bouche à oreille, est uniquement dépendant de ses qualités techniques et pédagogiques. Il peut être une solution économique à condition d'accepter que les formations soient dispensées chez vous et que vous ayez plus d'une personne à former en même temps (car il ne dispose pas souvent d'un local approprié). Veillez toutefois à l'existence, à la qualité et à la légalité des supports de cours, ainsi qu'à son statut officiel de formateur. On trouve un grand nombre de formateurs indépendants dans le Dessin Assisté par Ordinateur (2D, le plus souvent AutoCAD) que ce soit en mécanique ou en architecture. C'est plus rare en 3D car l'investissement est plus lourd (y compris en termes de rédaction de supports).

    Les bureaux d'études

    Certains bureaux d'études importants (en général sous-traitants de grands donneurs d'ordres) proposent d'accueillir des stagiaires de sociétés extérieures. C'est un moyen pour eux de disposer d'un centre de formation pour leurs propres besoins et d'en rentabiliser l'existence. Il est assez rare qu'ils proposent des calendriers interentreprises. Beaucoup ont mis en place des structures permettant des formations en alternance, mais celles-ci sortent du cadre de la formation continue.
    Ces bureaux d'études mettront en avant, avec raison, leur expertise métier. Vérifiez néanmoins leur parfaite maîtrise du logiciel et la qualité de leurs matériels pédagogiques.

    Quelques donneurs d'ordres...

    Cela existe dans de nombreux domaines (aéronautique, automobile, infrastructure, ...). De grands donneurs d'ordres disposent de centres de formation internes qui peuvent accueillir des personnes de l'entreprise étendue (équipementiers, sous-traitants, ...). L'intérêt pour eux (en plus d'accroître la rentabilité de leur structure de formation) est surtout d'enseigner les bonnes pratiques de ces outils pour leur métier. Les formations dans ces centres sont parfois confiées à des prestataires extérieurs qui font partie des catégories ci-dessus (centres de formations indépendants, éditeurs, ...)

  • Des formations très chères ?

    Pourquoi la formation aux logiciels d'informatique technique est-elle beaucoup plus chère qu'une formation bureautique ? Les raisons sont multiples :

    • Certains logiciels en "AO" sont très onéreux. Les centres de formation doivent en être équipés. Ceux qui ne sont ni éditeurs ni distributeurs répercutent ce coût sur celui de la formation surtout pour les logiciels dits haut de gamme ou les logiciels très spécialisés (calculs, ...). Les éditeurs et les distributeurs devraient en toute logique proposer des formations moins coûteuses. Ils devraient...
    • Le marché global est beaucoup moins important que la bureautique. L'offre est donc moins importante. Tout ce qui est rare est cher.
    • Les systèmes d'entrée et de milieu de gamme sont de plus en plus nombreux et compétitifs. Mais le coût de la formation, ramené à celui de l'investissement, paraît donc encore plus important.
    • Enfin, et cela est vrai pour toute formation technique, un bon formateur doit passer une partie de son activité à se perfectionner - ne serait-ce qu'aux évolutions du logiciel - et à préparer les stages.

    Mais une formation bien assimilée (et donc bien dispensée) est une source importante d’économies : productivité accrue, meilleures conceptions, meilleures validations de ces conceptions, moins de retours, moins de problèmes d'échanges de données en interne ou avec les partenaires, délais raccourcis et enfin, plus d'innovation.

    Non la formation n'est donc pas si chère qu'il y paraît. Ce qui est coûteux c'est une exploitation mauvaise ou réduite des logiciels. Un opérateur mal formé qui peut faire perdre beaucoup d'argent à l'entreprise !

Avant la formation : choisir

  • Avez-vous vraiment le choix ?

    Comme nous l'avons vu précédemment, sans que vous soyez lié contractuellement à la société (éditeur ou distributeur) qui vous a vendu le produit, celui-ci sera sans doute le formateur de votre première vague d'opérateurs. Si vous avez été satisfait de la formation dispensée, vous lui resterez fidèle. Pour autant, les stages très spécialisés et la formation d'une seule personne en stage interentreprises seront peut-être plus problématiques. Contraintes de calendrier, localisation géographique, ... vous amèneront à chercher, sur ce portail par exemple, un autre prestataire.

    Même si l'offre est restreinte ou si vous travaillez avec votre partenaire habituel, plusieurs solutions s'offriront à vous pour l'organisation du stage : intra ou interentreprises ? en centre ou chez vous ? standard ou personnalisée ? Les centres de formation pourront vous conseiller sur ces points, mais ces conseils ne seront pas forcément objectifs. Il vaut donc mieux que vous ayez choisi la meilleure formule avant une lancer une consultation.

    C'est pourquoi nous avons développé les avantages et les inconvénients de ces différentes solutions dans les chapitres suivants.

  • Stages inter ou intra

    Par définition, un stage interentreprises réunit plusieurs stagiaires venant de sociétés différentes.

    Il présente donc deux caractéristiques : il est organisé suivant un programme et des exercices standard et il se déroule dans les locaux du centre de formation.

    On notera toutefois une exception. Un stage interentreprises, par exemple organisé par un donneur d'ordres ou pour une filière métier bien spécifique pourra avoir un programme adapté aux besoins particuliers de la population concernée.

    Les avantages et inconvénients du stage interentreprises sont les suivants :

    • Il vous permet d'inscrire une seule personne à un coût raisonnable. Les participants se partagent le coût de la journée du formateur
    • Il vous permet d'étaler les périodes de formation sans voir partir en même temps tout votre personnel
    • Il est économiquement plus rentable qu'un stage intra pour l'inscription de 2 voire 3 personnes
    • Il impose des déplacements de vos stagiaires, voire un hébergement
    • Il bénéficie des avantages et inconvénients des stages en centre (voir chapitre stages en centre ou sur votre site)
    • Il bénéficie des avantages et inconvénients du stage standard (voir chapitre stages dédiés ou standard)

    Un stage intra entreprise ne réunit que des stagiaires de votre société.

    Il peut se dérouler aussi bien en centre que dans vos locaux et peut être standard ou personnalisé.

    Les avantages et inconvénients du stage interentreprises sont les suivants :

    • Il permet de former un groupe de stagiaires (à partir de 3) à un coût raisonnable
    • Il vous oblige par contre à vous séparer de plusieurs collaborateurs pendant une longue période
    • Il vous permet d'adapter le stage à votre métier ou à votre application (voir chapitre stages dédiés ou standard)
    • Il vous donne plus de souplesse le lieu du stage et (sous réserve) pour la date
  • Stages dédiés ou standard

    Une formation standard obéit à un programme, un choix d'exercices, une progression et une durée fixés par le centre de formation.

    Ce dernier a bâti son stage suivant des critères techniques et pédagogiques. Il l'a donc conçu de façon optimale pour prendre en compte les principales fonctions du logiciel, donner une méthodologie générale de travail et préparer le stagiaire à une bonne autonomie à son retour en entreprise.
    On a vu qu'une formation standard pouvait être dispensée en centre ou sur site et s'adresser à une population hétérogène (interentreprises) ou spécifique (intra entreprise).

    Une formation dédiée obéit à un programme, un choix d'exercices et une durée proposés par le centre de formation en fonction des besoins spécifiques d'une entreprise.

    Ces besoins spécifiques peuvent être liés au métier ou à une particularité de la population à former (ex : expérience préalable commune d'un autre logiciel).
    Une formation dédiée peut aussi bien être dispensée en centre que sur site.

    Les pièges de la formation dédiée :

    Cette formule présente naturellement des avantages à condition de respecter certaines règles :

    • La réduction de la durée du stage (et donc du coût) ne doit pas être un objectif (en tous cas, pas le seul)
    • Le programme ne doit pas seulement tenir compte des fonctions propres au métier de l'entreprise. Il doit être plus large
    • Les exercices doivent rester pédagogiques et relativement généraux, de manière à préparer le stagiaire à des situations qui débordent le cadre strict du métier (qui peut d'ailleurs évoluer)

    Faites confiance à votre centre de formation pour la durée du stage. Il vous sera difficile de réunir à nouveau vos stagiaires pour une session complémentaire si vous vous apercevez que vous avez fait trop d'impasses. L'idéal est de conserver un programme standard et d'adapter les exercices en les prenant par exemple dans un projet déjà traité par l'entreprise (ou à venir).

  • Stages en centre ou sur votre site

    Vous avez choisi votre formule de stage, et, à moins que vous n'ayez qu'une ou deux personnes à former, il vous reste le choix d'envoyer vos stagiaires dans un centre de formation ou de faire réaliser cette formation sur votre site. Nous avons vu en effet que même un stage intra entreprise, adapté ou standard, peut aussi se faire en centre.

    Quels sont les critères qui doivent motiver votre choix ? Pensez avant tout à la qualité du stage et à l'atteinte de ses objectifs. Voici quelques éléments de réflexion :

    • pourrez-vous libérer vos machines et logiciels pour faire réaliser la formation chez vous ?
    • vos stagiaires pourront-ils se concentrer sur la formation sans être dérangés ?
    • disposez-vous d'une salle dédiée, même pour la partie « manipulations » ?

    Vous l'avez compris, nous sommes plutôt favorables à un stage en centre qui garantit, en principe, un accueil optimal une meilleure concentration des stagiaires et de ces derniers (doublée d'une motivation certaine).

    Les coûts de déplacement peuvent être un obstacle mais le jeu en vaut certainement la chandelle.

    Un point important cependant : votre partenaire formation peut insister pour que la formation se fasse chez vous. Creusez donc un peu : est-il en mesure d'accueillir votre groupe de stagiaires dans ses locaux ?

  • Les alternatives et leurs limites

    Quelques solutions parallèles sont parfois adoptées, le plus souvent dans une perspective d'économie. Mais est-ce bien le cas ?

    L'auto-formation

    Elle est illusoire pour une formation de base et son usage ne peut se limiter qu'à certains cas très précis, pour des opérateurs disposant déjà d'une grande pratique sur le logiciel :

    • petits modules complémentaires aux logiciels (ex : module de rendu réaliste)
    • changement de version, si celle-ci n'apporte pas de modifications majeures dans la méthodologie
    • remise en mémoire de fonctions peu utilisées

    Certains acteurs proposent donc des didacticiels ou des vidéos. Attention néanmoins à ce que ces outils soient accompagnés d'un système de validation des acquis.

    La formation par un collègue

    C’est sans doute la pire des solutions. Votre opérateur chevronné a certes de l’expérience, mais il n’a du logiciel qu’une vision très limitée : celle des commandes qu’il utilise régulièrement, et peut-être pas de façon judicieuse ! Toute formation assurée par un professionnel, même pour un nouvel arrivant, enrichira l’expérience de toute votre équipe !

    Naturellement, de retour de stage, le nouvel utilisateur pourra être piloté par un « vieux de la vieille » qui lui apprendra les méthodologies retenues par la société. Quitte à ce que le « petit nouveau » lui suggère des évolutions grâce à ses fraîches connaissances… Et puis, posez-vous les questions suivantes : Votre spécialiste est-il pédagogue ? Quel est le coût réel du temps passé par celui-ci à faire de la formation ?

    On peut néanmoins envisager une petite exception : lors de la mise en place d'une nouvelle version, votre « expert » pourra être envoyé en formation pour repérer les nouvelles fonctions disponibles, faire le tri de celles qui pourront être profitables à l'entreprise et les expliquer (contexte et mode d'emploi) à l'équipe en revenant de stage.

    Il (elle) a déjà été formé(e) à l'école...

    Peut-être avez-vous embauché un jeune qui a, pendant ses études, appris le logiciel que vous avez choisi. Considérez cette première formation comme généraliste, et n'hésitez pas à faire suivre un stage standard de formation continue à votre nouvelle recrue.

    Il est normal, même en s'appuyant sur un logiciel donné, que le milieu éducatif garde une vocation généraliste (d'ailleurs toutes les entreprises n'utilisent pas le même logiciel). Mais vous n'avez pas tout perdu : sa formation initiale l'aidera à comprendre plus rapidement et il (elle) sera sans doute plus vite productif(ve) à son retour.

    Et puis, cette vocation généraliste a du bon : même si vous n'avez pas choisi un logiciel retenu par les milieux scolaires et universitaires, les jeunes que vous embaucherez s'adapteront plus vite à votre solution.

Préparer sa formation

  • Préparer un stage dédié

    Si vous avez demandé à votre partenaire formation de dispenser un stage personnalisé, c'est à lui de bâtir le programme en menant auprès de vous une petite mission d'analyse de vos besoins. Lui seul connaît les exigences de progression, les concepts à maîtriser, les fonctions inévitables.

    Notez que l'adaptation d'une formation, comme la personnalisation éventuelle des matériels pédagogiques, entraînera le plus souvent un surcoût et donc une offre de prix complémentaire.

    Voici quelques éléments à prendre en compte pour la préparation d'un stage dédié avec votre partenaire formation :

    • s'il s'agit d'un changement de logiciel, expliquez au formateur vos méthodes de travail actuelles. Elles ne seront pas forcément reproductibles mais le formateur pourra s'y référer pendant le stage, afin d'établir des parallèles compréhensibles par le stagiaire
    • s'il s'agit - pour la CAO - d'un passage du dessin 2D à la conception 3D, préférez un stage standard et ne tenez pas compte de vos méthodes de travail actuelles. Vous pouvez pour autant demander que quelques exercices soient choisis dans vos projets ou représentatifs de votre métier
    • si vos études sont trop spécifiques ou très complexes, allégez les exemples choisis. Il n'est pas nécessaire de faire tous les perçages d'une pièce ou d'avoir mis toutes les fenêtres d'un bâtiment pour connaître pleinement les fonctions associées.
  • Bien choisir la date

    Les conseils qui suivent peuvent paraître évident, mais il n'est jamais inutile de les rappeler :

    Ni trop tôt...

    Le stage doit être prévu pour que les enseignements acquis puissent être applicables dès le retour en entreprise. Cela veut dire que les logiciels doivent être installés et prêts à l'emploi. Cela veut dire aussi que les stagiaires doivent disposer de temps pour travailler sur ce logiciel à leur retour.

    Ni trop tard...

    Si les utilisateurs peuvent manipuler un peu avant la formation, ils risquent de prendre de mauvais réflexes ou se démotiver face à la complexité.
    Si le stage a lieu juste avant le démarrage d'un projet sensible, les opérateurs n'auront pas forcément le temps de devenir productif sur le logiciel : prévoyez quelques semaines d'apprentissage sur des projets classiques.

    Il convient donc de bien coordonner la mise en place du logiciel (ou l'arrivée d'un nouveau collaborateur) avec la formation et donc de ne pas attendre le dernier moment pour consulter un ou plusieurs organismes.

Pendant la formation

  • Des règles pour réussir

    Si les conseils précédents s'adressaient surtout à la personne responsable de l'organisation de la formation, les suivants sont destinés aux stagiaires.

    Vous êtes donc enfin en stage. Cela ne se produira sans doute pas plusieurs fois, en tous cas sur le même sujet (il faut l'espérer). Autant mettre à profit cette période privilégiée pour en apprendre le plus possible, sans vouloir aller plus vite que la musique !

    • Ne vous laissez pas déranger au téléphone (de toute manière éteint ...) par votre entreprise ou vos amis. Les périodes de pause sont éventuellement faites pour cela.
      Si le stage a lieu dans votre entreprise, cela vaut également pour les e-mails, les visites des collègues ou les réunions-hyper-importantes-à-ne-pas-manquer !
    • Posez des questions au formateur : notez les points qui soulèvent des interrogations et posez les questions au moment propice (par exemple à la fin d'un chapitre ou pendant les manipulations)
    • Prenez des notes : même bien faits, les supports pédagogiques (théorie comme exercices) peuvent être enrichis par vos propres remarques, par les réponses du formateur à vos questions. Surlignez les fonctions qui vous semblent bien correspondre à votre métier, y compris dans le sommaire.
    • Accordez une attention particulière aux manipulations. Si les exercices sont faits rapidement, réclamez-en d'autres ou demandez si vous pouvez tenter d'appliquer vos connaissances sur un exercice de votre société.
    • Si vous êtes en stage interentreprises, partagez vos expériences (mais pas forcément vos secrets industriels) avec les autres stagiaires.

    Pour résumer, une période de formation est une grande opportunité. Vivez la pleinement.

Après la formation

  • Ne pas tout gâcher

    Nous l'avons déjà évoqué au sujet du choix de la date de formation : la période qui suit un stage est tout aussi importante que le stage lui-même.

    Hélas si celui-ci a été une parenthèse dans votre travail quotidien, ce dernier reprend d'autant plus vite le dessus que vous vous êtes absenté(e) quelques jours et que les dossiers se sont entassés sur votre bureau.

    Aussi ces derniers conseils sont-ils peut-être un peu utopistes, mais sait-on jamais...

    • Essayez de mettre à profit rapidement ce que vous avez appris.
    • Demandez à utiliser le plus vite possible le logiciel sur lequel vous venez d'être formé (répétons-le : cela est particulièrement important pour le passage du 2D à la 3D)
    • Si vous en avez le temps, refaites quelques exercices du stage qui vous ont posé des problèmes
    • Faites le bilan avec votre hiérarchie :
      • - Qu'est-ce que ce stage vous a apporté ?
      • - Quel était la qualité de la prestation de formation (vous avez rempli un formulaire d'appréciation chez le formateur, mais il ne l'adresse pas automatiquement à votre société) ? L'organisation retenue (en centre, sur site, ...) était-elle idéale ?
      • - Vous avez appris des fonctions que vos collègues n'utilisent pas. Comment leur faire connaître ?

    Enfin, votre formation a peut-être mis en évidence de nouvelles opportunités en termes de méthodes de travail. Si vous n'avez pas la responsabilité suffisante pour les mettre en oeuvre vous-même, préparez un tout petit rapport (avec pourquoi pas une petite démo) pour que l'utilisation de ces nouvelles fonctions et leurs méthodologies associées puissent être débattues au sein de votre entreprise.

    C'est le début du travail collaboratif !